Reorganisation und Umstrukturierung: Warum auch kleine Veränderungen große Wirkung haben können

Bei Reorganisation und Umstrukturierung denken viele zunächst an große Veränderungsprogramme: Fusionen, Standortschließungen, umfangreiche Restrukturierungen oder den Abbau ganzer Unternehmensbereiche.

In der Praxis begegnen uns organisationale Veränderungen jedoch wesentlich häufiger – und oft deutlich unscheinbarer.

Eine Führungskraft verlässt das Unternehmen. Zwei Teams werden zusammengelegt. Verantwortlichkeiten werden neu verteilt. Ein Bereich erhält eine neue strategische Ausrichtung. Hierarchieebenen verändern sich oder Aufgaben wandern von einer Einheit in eine andere.

Was zunächst nach einer überschaubaren organisatorischen Anpassung klingt, kann erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Zusammenarbeit haben.

Reorganisation oder Umstrukturierung – wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe werden im Unternehmensalltag häufig synonym verwendet. Für die praktische Organisationsentwicklung ist eine Unterscheidung dennoch hilfreich.

Unter einer Reorganisation verstehen wir vor allem die Neuordnung bestehender organisationaler Elemente: Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Rollen, Teams, Führungsstrukturen, Prozesse oder Schnittstellen werden neu zugeschnitten oder miteinander verbunden.

Eine Umstrukturierung greift in der Regel tiefer. Sie verändert größere Teile der organisatorischen Architektur – beispielsweise Geschäftsbereiche, Hierarchieebenen, Standorte, Funktionen oder wesentliche Teile der Wertschöpfung.

Gerade deshalb werden größere Umstrukturierungen meist früh als Veränderungsprojekt erkannt und entsprechend geplant.

Reorganisationen kommen dagegen häufig deutlich unscheinbarer daher. Genau darin liegt ihr Risiko: Ihre Auswirkungen werden leicht unterschätzt.

Denn auch wenn auf dem Organigramm vielleicht nur wenige Kästchen verschoben werden, verändern sich im organisationalen Alltag oft gleichzeitig Verantwortlichkeiten, Beziehungen, Entscheidungswege und Erwartungen.

Wenn sich Struktur verändert, verändert sich das System

Organisationen bestehen nicht nur aus Stellen und Berichtslinien.

Hinter einer bestehenden Struktur haben sich Arbeitsabläufe, Entscheidungswege, Zuständigkeiten, Kompetenzen, Beziehungen und informelle Routinen entwickelt. Menschen haben gelernt, mit bestimmten Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten, Informationen auf bestimmten Wegen zu erhalten und Entscheidungen in etablierten Konstellationen zu treffen.

Verlässt beispielsweise eine Führungskraft das Unternehmen und werden ihre Mitarbeitenden auf andere Teams verteilt, stellen sich schnell zahlreiche Fragen:

Wer übernimmt welche Verantwortung?Welche Entscheidungen werden zukünftig wo getroffen?Welche Prozesse und Schnittstellen verändern sich?Welches Wissen muss gesichert oder übertragen werden?Welche Kompetenzen werden zukünftig benötigt?Welche informellen Abstimmungswege fallen weg?Wie verändert sich die Zusammenarbeit zwischen Teams?Welche Erwartungen bestehen an die neue Führungskraft?

Daneben verändern sich häufig auch weniger sichtbare Aspekte: Zugehörigkeit, Status, Vertrauen, Identifikation oder das Selbstverständnis eines Teams.

Reorganisation ist deshalb immer zugleich eine Veränderung von Strukturen und Prozessen sowie von Führung, Zusammenarbeit und organisationaler Kultur.

Genau deshalb können vermeintlich kleine Veränderungen erhebliche Unruhe erzeugen, wenn diese Wechselwirkungen nicht mitgedacht werden.

Unser Beratungsansatz: Reorganisation in vier Phasen gestalten

In unserer Arbeit betrachten wir Reorganisationen ganzheitlich. Die konkrete Ausgestaltung hängt dabei immer von Anlass, Größe und Sensibilität der Veränderung ab.

Grundsätzlich arbeiten wir entlang von vier Phasen.

1. Analysieren und Auswirkungen verstehen

Bevor eine neue Struktur entwickelt wird, betrachten wir die bestehende Organisation.

Dabei analysieren wir unter anderem:

·       Organisations- und Führungsstrukturen sowie Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege

·       Prozesse, Schnittstellen und Kommunikationswege

·       Ressourcen und Kapazitäten: Welche Aufgaben fallen tatsächlich an, wo wird Zeit gebunden, wo bestehen Überlastung, Leerlauf oder unklare Prioritäten?

·       vorhandene Kompetenzen, Schlüsselwissen und kritische Abhängigkeiten

·       relevante Stakeholder, Kundenbeziehungen und interne Key Player, deren Bindung und Arbeitsfähigkeit für die Veränderung besonders wichtig sind

·       formelle und informelle Rollen sowie bestehende Beziehungs- und Kooperationsmuster

Gerade die tatsächliche Verteilung von Aufgaben und Ressourcen ist dabei häufig eine Blackbox. Verantwortungsbereiche können nach außen stark ausgelastet wirken, ohne dass transparent ist, welche Tätigkeiten tatsächlich wertschöpfend sind, wo Doppelarbeit entsteht oder welche Aufgaben historisch gewachsen sind, aber kaum noch Relevanz haben.

Für eine tragfähige Reorganisation reicht deshalb nicht die Frage: Wer berichtet zukünftig an wen? Entscheidend ist auch: Welche Arbeit muss tatsächlich geleistet werden, mit welchen Kapazitäten und mit welcher Priorität?

Dabei interessiert uns nicht nur, wie die Organisation formal aufgebaut ist, sondern auch, wie sie tatsächlich funktioniert.

2. Zielbild und neue Organisationslogik entwickeln

Darauf aufbauend entwickeln wir gemeinsam mit den Verantwortlichen ein organisatorisches Zielbild.

Wie soll die zukünftige Struktur funktionieren?Welche Aufgaben gehören wohin?Wo liegen Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse?Welche Führungsspannen sind sinnvoll?Welche Prozesse und Schnittstellen müssen angepasst werden?Welche Kompetenzen und Ressourcen werden in der zukünftigen Organisation benötigt?

Dabei geht es nicht darum, eine theoretisch perfekte Struktur zu entwickeln. Eine Organisation muss zu ihrer Strategie, ihren Aufgaben, ihren Menschen und ihrem jeweiligen Kontext passen.

Deshalb betrachten wir immer mehrere Ebenen gleichzeitig: Strukturen, Prozesse und Systeme ebenso wie Rollen, Kompetenzen, Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit.

3. Umsetzung vorbereiten und professionell steuern

Gerade wenn Personalveränderungen Bestandteil einer Reorganisation sind, benötigt die Umsetzung eine sorgfältige Vorbereitung.

Geschäftsführung, verantwortliche Führungskräfte, HR und Legal beziehungsweise die arbeitsrechtliche Beratung müssen hierbei eng und häufig zunächst vertraulich zusammenarbeiten. Je nach Veränderung kommen Unternehmenskommunikation, IT oder weitere interne Funktionen hinzu.

Insbesondere bei personellen Maßnahmen ist eine frühzeitige rechtliche Abstimmung unverzichtbar. Organisatorische Zielsetzung, arbeitsrechtliche Möglichkeiten, Gesprächsführung, zeitlicher Ablauf und Kommunikation müssen zusammenpassen.

Neben den organisatorischen Entscheidungen braucht es deshalb einen konkreten Umsetzungs- und Kommunikationsplan.

Wer wird wann informiert?In welcher Reihenfolge finden Gespräche statt?Welche Führungskräfte müssen vorbereitet werden?Wann werden Mitarbeitende und Teams eingebunden?Wie werden betroffene Mitarbeitende respektvoll und gesichtswahrend informiert?Welche organisatorischen Maßnahmen müssen unmittelbar umgesetzt werden?Welche Systeme, Zugriffsrechte oder Verantwortlichkeiten verändern sich?

Gerade bei sensiblen Veränderungen entscheidet das Timing darüber, ob ein Prozess professionell gesteuert wird oder unnötige Gerüchte, Unsicherheit und Konflikte entstehen.

4. Die neue Organisation stabilisieren und weiterentwickeln

Mit der Bekanntgabe einer neuen Struktur ist eine Reorganisation noch nicht abgeschlossen. Häufig beginnt jetzt erst die entscheidende Phase: Die neue Organisation muss im Alltag funktionieren.

Neue Führungskräfte müssen in ihre Rolle finden. Mitarbeitende brauchen Orientierung. Teams müssen sich neu formieren. Rollen und Zuständigkeiten müssen konkretisiert und Schnittstellen neu abgestimmt werden.

Je nach Veränderung unterstützen beispielsweise:

·       Teamworkshops zur Klärung von Purpose, Zielen und Zusammenarbeit

·       Entwicklung und Kommunikation des Zielbildes im Team oder Verantwortungsbereich

·       Rollen- und Verantwortlichkeitsklärung

·       Neugestaltung von Schnittstellen und Arbeitsprozessen

·       Coaching oder Sparring für Führungskräfte in neuer Verantwortung

·       Mitarbeitergespräche zur individuellen Orientierung

·       Reflexion von Kommunikations- und Entscheidungswegen

·       Entwicklung neuer Team-Basics und Regeln der Zusammenarbeit

·       regelmäßige Review- oder Retrospektivformate zur Weiterentwicklung

Gerade in dieser Phase zeigt sich, ob die neue Struktur tatsächlich tragfähig ist.

Denn eine Organisationsstruktur kann formal beschlossen werden – gelebt wird sie erst durch die Menschen, die darin zusammenarbeiten.

Warum sich eine professionell begleitete Reorganisation lohnt

Eine Reorganisation erzeugt fast immer zunächst zusätzlichen Aufwand. Gerade deshalb entsteht schnell die Versuchung, sie möglichst pragmatisch „nebenbei“ umzusetzen.

Das kann kurzfristig effizient wirken – langfristig jedoch teuer werden.

Eine gut vorbereitete und professionell begleitete Reorganisation reduziert unterschiedliche unternehmerische Risiken.

Sie reduziert rechtliche und finanzielle Risiken.Insbesondere bei Personalveränderungen helfen frühzeitige arbeitsrechtliche Beratung, eine saubere Prozessgestaltung und respektvolle, gesichtswahrende Kommunikation dabei, Eskalationen und vermeidbare Rechtsstreitigkeiten zu verhindern.

Sie schützt Motivation und Leistungsfähigkeit.Unklarheit, Gerüchte und als unfair erlebte Entscheidungen wirken weit über unmittelbar betroffene Mitarbeitende hinaus. Frust und Verunsicherung lassen sich nur schwer in Euro beziffern, können aber Motivation, Vertrauen und Leistungsbereitschaft ganzer Teams erheblich beeinträchtigen.

Sie reduziert Unruhe und organisatorisches Chaos.Klare Verantwortlichkeiten, abgestimmte Kommunikation und eine strukturierte Umsetzung verhindern, dass parallel unterschiedliche Informationen, Entscheidungen und Erwartungen entstehen.

Sie verkürzt die Phase eingeschränkter Leistungsfähigkeit.Je schneller Rollen, Prozesse, Schnittstellen und Führung geklärt sind, desto schneller kann sich die Organisation wieder auf Kunden, Leistung und ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Professionelle Begleitung bedeutet damit nicht, Veränderung aufwendiger zu machen. Im Gegenteil: Sie soll dazu beitragen, unnötige Reibungsverluste, Folgekosten und Leistungsabfall zu vermeiden und die Organisation schneller wieder in einen stabilen und leistungsfähigen Zustand zu bringen.

Reorganisation ganzheitlich gestalten

Bei Animo Projects verstehen wir Reorganisation deshalb nicht als isoliertes Strukturprojekt.

Wir verbinden Strategie und Organisation, Aufgaben und Ressourcen, Strukturen und Prozesse, Rollen und Kompetenzen sowie Führung, Kommunikation, Beziehungen und Zusammenarbeit.

Unsere Aufgabe besteht darin, Unternehmen von der Analyse über die Entwicklung des Zielbildes und die sensible Umsetzung bis zur Stabilisierung der neuen Organisation zu begleiten.

Denn ein neues Organigramm kann schnell gezeichnet werden.

Ob daraus eine funktionierende und leistungsfähige Organisation entsteht, entscheidet sich in der Umsetzung.